Systemunderhåll
Vårt medlemssystem är stängt för tekniskt underhåll onsdag 27 sep kl 17:15 – 21:00. Under dessa timmar kan du inte ansöka om medlemskap eller logga in på ”Mina sidor”.
Rutiner och kommunikation
Ibland får man höra att ”vi har inga tydliga rutiner på vår arbetsplats". Kanske känner medarbetarna inte till rutinerna eller tycker att de är otydliga? Det kan också vara så att det faktiskt saknas vissa rutiner och som rektor ansvarar du för att dessa finns.
Här hittar du...
...råd och tips om hur du kan arbeta för att tillsamman med medarbetarna skapa tydliga rutiner och kännedom om dem. Rektors kommunikativa ledarskap har en avgörande betydelse.
Vi hoppas att du...
...kan få stöd för att skapa gemensam trygghet och ett ”flow” då alla vet hur olika situationer ska hanteras. Rutinerna fungerar som trygga redskap i stabila och effektiva arbetsorganisationer.
Rutiner och kommunikation
Rutiner är viktiga för att kunna agera utifrån genomtänkta strategier. Men då måste de förankras väl hos målgruppen. I annat fall gör de ingen skillnad. Du som rektor har det yttersta ansvaret för att det finns fungerande rutiner inom verksamheten. Det är du som beslutar om rutinerna. Och din kommunikation om rutinerna är avgörande för hur de kommer att efterlevas i praktiken.
Det här betyder självklart inte att du ska upprätta rutinerna på egen hand. Din roll är främst att skapa förutsättningar så att medarbetarna är delaktiga i arbetet. Då ökar även deras medvetenhet om rutinerna som användbara redskap. Genom ett gemensamt arbete kan risker och effekter synliggöras. Det finns alltså stora vinster med att upprätta rutinerna tillsammans.
Ett kommunikativt ledarskap handlar om att lyssna och om att uttrycka sig tydligt både muntligt och skriftligt. Det är viktigt när rutinerna skapas, men framförallt när de ska förankras hos medarbetarna. Ditt kommunikativa ledarskap leder till ökad förståelse och är avgörande för att skapa stabila och effektiva arbetsorganisationer.
För att förskolans och skolans rutiner ska användas måste de vara lättillgängliga. När de samlas i ett digitalt forum ökar tillgängligheten och du kan hänvisa medarbetarna dit. Rutinerna måste ha tydliga rubriker och innehållsbeskrivningar.
Du som rektor bör ta initiativ för att samla ihop dem. Ta reda på om din huvudman har skapat centrala riktlinjer för vissa rutiner. Du kan förtydliga dem, ta beslut och ansvara för att de senast upprättade rutinerna publiceras. För att alla medarbetare ska veta var de finns bör det tydligt framgå i era interna pm. Informera även vid uppstartsdagar, studiedagar, arbetsplatsdagar och andra gemensamma samlingar.
För att nya medarbetare ska bli medvetna om rutinerna kan du ha introduktionsmöten, exempelvis en gång per termin. Då kan du informera om rutinerna och var de finns tillgängliga.
Rutinbank
Se till att rutinerna sparas digitalt i en ”rutinbank” och kom överens med medarbetarna hur den ska utformas. Medarbetarnas delaktighet leder till större förståelse för rutinbankens funktion. Rubriker och innehåll måste formuleras tydligt. Rutinerna kan samlas i bokstavsordning, men det är inte nödvändigt om ni kommer överens om ett annat system. Det viktigaste är att rutinerna samlas på ett ställe, är lättillgängliga och leder till ett gemensamt förhållningssätt.
Ibland finns det behov av att förbättra rutinerna. Att kontinuerligt följa upp och utvärdera dem är självklara moment i ett systematiskt kvalitets- och arbetsmiljöarbete. Om rutinerna är otydliga eller inte tillräckligt ändamålsenliga kan det leda till stress, missförstånd, meningsskiljaktigheter, osäkerhet, impulsivitet, skador och olyckor.
Vanligtvis finns det en mängd rutiner inom respektive verksamhet, främst för att säkra och effektivisera olika arbetsuppgifter och situationer. För att de ska hålla god kvalitet bör du ta initiativ till uppföljningar och utvärderingar. Här är några exempel på hur du kan gå tillväga.
- I tillåtande lärandemiljöer arbetar rektor och medarbetare tillsammans. I dialoger kring rutiner kan eventuella förbättringsbehov upptäckas.
- När du träffar medarbetarna i olika team som t.ex. skolutvecklingsgruppen, trygghetsteamet, APT, samverkansgruppen och elevhälsoteamet kan rutinerna följas upp och utvärderas.
- Studiedagar eller stängningsdagar är lämpliga för uppföljningar och utvärderingar.
- Du kan också delegera uppdraget så att exempelvis arbetslagen följer upp och utvärderar vissa rutiner.
- Genom enkla enkätundersökningar kan du fånga upp medarbetares uppfattningar kring rutinerna.
- När du deltar vid elevråd, matråd och biblioteksråd kan du följa upp och utvärdera vissa rutiner tillsammans med eleverna.
Uppföljningar och utvärderingar kan leda till att nya rutiner behöver skapas eller gamla rutiner revideras. I bästa fall kanske ni kommer fram till att rutinerna fungerar alldeles utmärkt.
I bilagan här finns några exempel på rutiner i bokstavsordning som kan hjälpa dig då du ska kartlägga rutinerna. Det är också ett exempel på hur en digital rutinbank kan struktureras. OBS! Detta är endast några exempel utan innehållsbeskrivningar. Omstrukturera, komplettera och ge andra namn till rutinerna efter vad som är tillämpligt hos er.