Att skapa team
Att skapa en organisation där roller och ansvar är tydliga är en förutsättning för stabilitet och effektivitet. Då kan team inom verksamheten vara bra för att skapa samarbete och helhet. Teamens funktioner är kopplade till rektorns nära ledarskap.
Här hittar du...
... information om några vanligt förekommande team i verksamheten som kan användas effektivt för att stärka ditt ledarskap.
Vi hoppas att du...
...genom det får redskap för att bygga upp samt vidmakthålla stabila och effektiva arbetsorganisationer.
Bygg broar mellan teamen
För att skapa stabila och effektiva arbetsorganisationer är det bra att bilda team. Det är inget nytt inom förskolan och grundskolan, men ibland är de inte tillräckligt effektiva och kan fungera som isolerade ”öar”. Då behöver du bygga broar. Och du får inte själv vara en av dessa öar! Tänk på att kommunikationen måste gå åt bägge håll.
Kartlägg verksamhetens team. Utvärdera hur effektiva de är tillsammans med dina medarbetare. Några frågor att diskutera:
- Vilka team finns det och vad är deras funktion och syfte?
- Hur väl uppfyller de dina förväntningar?
- Har du kunnat påverkat teamets syfte och utveckling?
- Hur samverkar du med teamen?
- Hur delegerar du uppdrag och hur följs de upp?
- På vilka sätt återkopplar du till teamen?
- Saknas det något team eller finns det behov av att förändra och/eller knoppa av något team?
Svaren ger även en riskbedömning av arbetsorganisationens stabilitet och effektivitet. Om svaren är diffusa eller negativa så behövs det sannolikt förändringar. Teamen har ju en gång skapats för att ge effektivitet och stabilitet. Ineffektiva team är ett resursslöseri.
Utvärderingen ger möjlighet att skapa en organisation där roller och ansvar är tydliga och bildar en helhet, en så kallad O.R.A. (organisation, roller och ansvar). En tydlig O.R.A. i verksamheten innebär att det finns en stabil och effektiv arbetsorganisation.
OBS! Fackliga samverkansmöten och arbetsplatsträffar räknas i det här fallet som team, men de är obligatoriska – lagstiftade och förhandlade i avtal. Om det finns behov kan de däremot effektiviseras. Läs mer under ”Effektiva möten”.
Här följer några exempel på vanligt förekommande team. En del av dessa finns inom både förskolan och grundskolan. Vi beskriver teamens funktioner kopplade till rektorns nära ledarskap. Det är inte säkert att alla team som beskrivs här existerar inom din förskola/skola. Eller så finns det liknande team men med andra syften och utformningar. Hur som helst har vi valt att beskrivna teamens funktion ganska detaljerat för att du som rektor ska få tips hur du kan skapa en effektiv arbetsorganisation, din roll är avgörande!
Här är några huvudpunkter som gäller för alla team
- Ta fram en beskrivning av förskolans/skolans organisation, roller och ansvar (ORA) för att skapa en tydlig helhet. Om inte du med ditt spelöga tydliggör helheten är risken stor att teamen bildar isolerade ”öar”. Det är ditt ansvar att bygga broar mellan teamen och dig som rektor.
- Varje team ska ha kontinuerliga mötestider schemalagda.
- Plats och mötestider ska tydligt framgå i ett kalendarium som är tillgängligt för alla.
- Publicera dagordningar, uppföljningar, återkopplingar och minnesanteckningar i digitala forum tillgängligt för alla. Ge återkoppling snabbt så att det inte riskerar att rinna ut i sanden.
- Delta vid olika möten. Då finns det förutsättningar för dialoger och du kan på ett helt annat sätt lyssna in atmosfären grupperna.
- Kartlägg och utvärdera teamen. Ta ställning till syfte, nödvändighet och kvalitet. Facklig samverkansgrupp och arbetsplatsträffar är obligatoriska. Däremot bör du följa upp dess effektivitet.
- Ge medarbetarna förutsättningar att utvärdera teamen minst en gång per termin. Utvärderingarna kan leda till förbättringsåtgärder i det systematiska kvalitetsarbetet.
- Upprätta tydliga rutiner för hur teamen ska arbeta utifrån ett helhetsperspektiv.
Ansvarsgrupper är vanliga inom förskolor. De fokuserar extra mycket på att utveckla språk, matematik, naturvetenskap och digitalisering. Oftast ingår förskollärarna eftersom de har ansvar för undervisningen. Ibland samarbetar grupper inom samma rektorsområde, i synnerhet då det finns få förskollärare på en förskola.
Arbetslag har en lång tradition inom både förskolan och grundskolan. Begreppet ”lag” är i sammanhanget värt att betona. Att lärare träffas i arbetslag betyder att de lyfter sina erfarenheter i diskussionerna. Rektorn beslutar hur ofta dessa möten hålls. De är inte lagstiftade, men ger förutsättningar för lärare att samarbeta. Om arbetslagsträffarna har tydliga syften och är effektiva med dagordningar som du tagit fram tillsammans med den fackliga samverkansgruppen så kan det även diskuteras utvecklingsfrågor (läs mer under Effektiva möten). Ge utrymme för övriga frågor. På det här viset får du möjlighet att påverka, får ökad insyn och återkoppling på arbetslagens utveckling utan att det uppfattas som kontroll. Genom att ge återkoppling vid träffarna skapas ett effektivt samarbete.
Tydligt förankrade kommunikationskanaler kan underlätta ett nära ledarskap utan att du alltid är fysiskt närvarande. Det fungerar t.ex. utmärkt för att samarbeta kring skolans systematiska kvalitetsarbete. Var bara tydlig med hur det nära ledarskapet ska utföras, om du lovar återkoppling så måste du ge det. Det måste prioriteras i din kalender. Ange i kalendariet när du har planerat att närvara och vad syftet är för att öka förståelsen för era gemensamma möten.
OBS! Se även Ämneslag sist i listan. Läs mer under Effektiva möten där det finns förslag på mall för dagordning och minnesanteckningar för arbetslagsträffarna.
Dessa träffar ska finnas på varje enhetsnivå. Syftet är att skapa dialog mellan medarbetarna, om det som hanteras i den fackliga samverkansgruppen. Arbetsplatsträffarna ska hållas en gång per månad och planeras in mellan samverkansmötena (semesterperioden undantagen). Dessa träffar är viktiga för att effektivisera och skapa samsyn kring arbetsorganisationen. Läs mer under Effektiva möten där det finns förslag på mall för dagordning och minnesanteckningar för arbetsplatsträffarna.
Barnråd finns inom vissa förskolor för att arbeta med barns delaktighet och inflytande. Enligt förskolans läroplan Lpfö 18, ska förskolan ge varje barnförutsättningar att utveckla förståelse för demokratiska principer och förmåga att samarbeta och fatta beslut i enlighet med dem.
Dessa team är en förutsättning för att grundskolan ska kunna leva upp till läroplanens (LGR 11) mål om att skolbiblioteket ska vara en naturlig del av undervisningen. Elever inom samtliga skolformer ska ha tillgång till skolbibliotek som stärker elevernas språkliga förmåga, digitala kompetens och deras förmåga att söka, använda och kritiskt granska information.
I biblioteksråden kan skolbibliotekets utrustning samt fysiska och sociala miljö behandlas. Och inte minst läromiljön – elever ska ha större nytta av biblioteket än att bara läsa en stund i samband med boklånet.
I ett biblioteksråd bör det finnas elevrepresentanter från olika årskurser och fritidshemmet. Tänk på elevernas mångfald! Lärarbibliotekarier, lärare, speciallärare och specialpedagog bör delta och du bestämmer antalet och mötestillfällen.
Frågor från biblioteksrådet kan tas upp i exempelvis skolutvecklingsgruppen, ämneslagen, arbetslagen, elevhälsoteamet, samverkansmötena/APT och trygghetsteamet. Många kommuner/huvudmän har centrala biblioteksplaner som fungerar som riktlinjer. Ta reda på om det finns någon sådan där du är anställd.
Elevråden har en lång tradition i grundskolan, vars syfte är att skapa förutsättningar för elevers inflytande och delaktighet. Enligt skollagens kap 4 9§ ska elever ges möjlighet till inflytande över sin undervisning. Vid elevrådet bör du som rektor och lärarna ha en demokratisk dialog med eleverna, deras åsikter ska tas på största allvar. Ett professionellt bemötande som värnar om elevers rättigheter och skolmiljö kan gynna både trivsel och motivation. När eleverna får möjlighet att konkretisera sina åsikter kan detta ha en funktion i det systematiska kvalitetsarbetet. Dagordningen kan exempelvis ta upp trivsel, studiero, rastverksamhet, undervisningens kvalitet, hemuppgifter, prov, motion, kost, hälsa och fysisk arbetsmiljö.
Elevrådet ska helst representeras av samtliga årskurser, förskoleklass och fritidshem samt bestå av möjligaste mångfald. Alla elever är viktiga för en demokratisk process! Rektor, lärare och representanter från elevhälsoteamet bör vara aktiva i elevrådet. Mötena ska vara systematiska och kontinuerliga med tydliga syften, mål och strategier för eventuell utveckling.
Vanligtvis finns det klassråd som förbereder en del frågor till elevrådet. Detta kräver återkoppling till klasserna. Då blir det både en demokratisk och systematisk process. Du som rektor har en avgörande roll när det gäller arbetsorganisationen kring elevråden. Skapa tydliga kommunikationsvägar.
En facklig samverkansgrupp är ett formellt samverkansorgan mellan rektor och medarbetarna och genomförs på den nivå där beslut fattas (om samverkansavtal finns). Detta är ett oerhört viktigt organ inom din förskola/skola. Här samverkar du med dina medarbetare och de fackliga ombuden kring frågor och beslut som berör arbetsplatsen.
Medarbetarnas inflytande och delaktighet är centralt. De fackliga ombuden ska involveras i frågor som handlar om både arbetsorganisationen och utvecklingsorganisationen, men samverkansgruppen som sådan utgör en särskilt viktig strukturell funktion i arbetsorganisationen.
Samtliga samverkansmöten ska protokollföras. Du ansvarar för att alla medarbetare får möjlighet till inflytande och delaktighet, exempelvis vid arbetsplatsträffarna. Läs mer under Effektiva möten där det finns förslag på mall för dagordning och minnesanteckningar för samverkansgruppen.
Detta ska enligt skollagen finnas inom samtliga skolformer för att ge vårdnadshavare kontinuerligt inflytande över utbildningen. Här är frågor och beslut som har betydelse för barn, elever och vårdnadshavare centrala. Som rektor har du informationsskyldighet till samtliga vårdnadshavare, men du beslutar om antalet deltagare i forumet. Ni kommer överens om innehållsfrågorna.
Det ska vara en demokratisk process, men det är du som tar de slutgiltiga besluten. Återkoppla diskussionerna och besluten till medarbetarna vid arbetsplatsträffarna och i samverkansgruppen och om det behövs även till elevrådet, matrådet, trygghetsteamet, biblioteksrådet och skolutvecklingsgruppen.
Ledningsgruppen är länken mellan rektorn och arbetslaget och kan fungera som ett forum för samordning, avstämning och utveckling. Den består av arbetslagsledarna och får uppdrag genom skolledningen.
Ledningsgruppen är ett rådgivande organ och tar fram underlag för beslut. Den håller ihop verksamhetens arbetslag, så att den arbetar mot de nationella målen. Den är med och fattar beslut, men det innebär inte att besluten måste vara enhälliga.
De slutliga besluten fattas alltid av rektor. Läs mer under Effektiva möten där det finns förslag på mall för dagordning och minnesanteckningar för ledningsgruppen.
Matråd finns på många förskolor och skolor. Här diskuteras matsalens fysiska – och sociala miljö, kosten, hälsa, ekonomi samt en hållbar lokal och global miljö.
Måltidsmiljön ska vara ljudvänlig vilket kräver mänsklig respekt, fysisk utrustning och ändamålsenlig möblering. Förutom måltidspersonalen bör rektor, lärare, skolsköterska, barn och elever från olika stadier delta i matråden. Kom ihåg att fritidshemmen erbjuder flera måltider. Därför bör även lärare inom fritidshemmen delta.
Matrådet kan främja systematiska och demokratiska processer exempelvis genom enkätundersökningar och intervjuer med barn och elever. Vårdnadshavare kan bjudas in nån gång per termin för att de ska få insyn i skolmåltiden. Matrådet bör träffas minst två gånger per termin. Vissa diskussioner behöver kanske tas upp i arbetsplatsträffar, fackliga samverkansgruppen, skolutvecklingsgruppen och trygghetsteamet. Investeringar av möbler, antalet pedagogiska luncher, och stressrelaterade faktorer är exempel på sådant som berör dessa team.
Den här gruppen representeras av samtliga arbetslag. Det är värdefullt om även lärare med specialkompetenser deltar. Representationen är viktig för att du som rektor ska kunna skapa en helhetsbild (ett spelöga). Skolans storlek påverkar förstås antalet deltagare i skolutvecklingsgruppen.
Välj deltagare till skolutvecklingsgruppen strategiskt! Deltagarna ska tycka att utveckling är intressant. Samarbetet underlättas också väsentligt om deltagarna har förmåga att se förskolan/skolan ur ett helhetsperspektiv. Som rektor tar du slutgiltigt beslut, men processerna blir avsevärt bättre om samarbetet sker utifrån alla barns/elevers bästa. Skolutvecklingsgruppen bör ha tydligt uttalade syften så att deltagarna är medvetna om sina uppdrag. Förutom att vara drivkraftiga, kreativa och ha helhetsperspektiv bör deltagarna verka som ”broar” till och från sina arbetslag. På det sättet får skolutvecklingsgruppen och arbetslagen möjlighet att samverka.
Ta ställning till hur långa mandatperioderna ska vara. Ibland är kanske två år med möjlighet till förlängning en rimlig tid, se bara till att hela skolutvecklingsgruppen inte förnyas samtidigt. En positiv effekt med mandatperioder är att fler lärare får möjlighet delta. Antalet möten kan variera, men vi rekommenderar minst två heldagar per termin.
Utvecklingsfrågor påverkar hela arbetsorganisationen och då är ditt spelöga viktigt! Lås oss säga att en fråga handlar om hur IT-undervisningen ska utvecklas. Det skulle kunna leda till stora investeringar, organisationsförändringar och kompetensutvecklingsinsatser som även ska behandlas vid arbetsplatsträffar och i den fackliga samverkansgruppen.
De kan ibland kallas för något annat men utvecklar sådant som handlar om barns/elevers välmående och trygghet. Gruppen identifierar och förebygger risker för diskriminering och kränkande behandling. Trygghetsteamets uppdrag innebär ett systematiskt kvalitetsarbete. Samtliga yrkesgrupper bör vara representerade: skolledare, lärare från olika skolformer/stadier, elevhälsoteam, vaktmästare och skolmåltidspersonal.
Alla har ansvar för att bidra till en miljö som präglas av trivsel och trygghet. Även barn/elever kan delta vid vissa av dessa möten. Det är viktigt att du som rektor tar ansvar för att upprätta tydliga syften och uppdragsbeskrivningar. Genom kontinuitet, cirka sju möten per läsår, blir arbetet med barns/elevers trygghet systematiskt.
En utmaning är att sprida information och förankra överenskomna arbetssätt bland alla medarbetare. Representanterna är viktiga ”broar" men alla inom utbildningen är skyldiga att motverka diskriminering och kränkande behandlingar.
Dessa möten har ett stort värde för säkerhet, underhåll och utveckling. Många rektorer är chefer för förskolans/skolans vaktmästare och då är dessa möten viktiga. Här hanteras både utomhus- och inomhusmiljön, oftast den fysiska arbetsmiljön. Kom ihåg att vaktmästarna arbetar i elevernas lärmiljöer! Dialogerna kan därför även bidra till en pedagogisk utveckling. Ta initiativ till diskussioner utifrån detta.
En del frågor ska kanske lyftas i elevråd, matråd, skolutvecklingsgrupp, trygghetsteam, samverkansgrupp, APT, arbetslagsmöten och forum för samråd. Ca en gång per månad kan det vara bra att ha möten tillsammans med hela servicearbetslaget: vaktmästare, lokalvårdare och kökspersonal. Använd spelögat! Då kan du se helheten.
För ökad "vi"-känsla kan det vara bra att komma överens med vaktmästaren om en pedagogisk roll vid olika utflykter och temadagar. En ökad inkludering leder till ökad respekt och samsyn.
Ämneslag finns i många grundskolor och inte minst i högstadiet. Där kan lärare tillsammans utveckla sin undervisning. De finns inte i något styrdokument men eftersom du som rektor är skyldig att skapa förutsättningar så att lärarna kan planera, genomföra och efterarbeta sin undervisning kan ämneslag vara bra forum.
Ta fram ett tydligt syfte. Som rektor kan du förstås inte alla skolämnen i detalj, men som pedagogisk ledare har du ändå ett ansvar för ämneslagsträffarna. När du inte kan delta är det viktigt att du begär ut minnesanteckningar och att du informerar om när du kan ge återkoppling på dem. Håll löftet och skjut inte upp återkopplingen! Risken är att dina medarbetare annars känner sig lurade och mindre betydelsefulla.